Liens hiérarchiques:
Agent placé sous l’autorité hiérarchique de la responsable du secrétariat général (Alice Charles), à laquelle elle rend compte.
Encadrement:
□ oui Si oui, combien d’agents :
■ non
■ Encadrement de stagiaires
Liens fonctionnels :
En interne et au sein de l’agglomération (agents et élus)
Avec des partenaires extérieurs : usagers, élus, fournisseurs, autres collectivités, organismes extérieurs …
Temps de travail : 35h hebdomadaire
MISSIONS ET ACTIVITES DU POSTE
Accueil physique et téléphonique :
Assurer l’accueil physique et téléphonique de Loire Forez : renseigner, orienter les usagers vers les services compétents.
Assurer la réception des marchandises à l’accueil de l’agglomération et alerter les services concernés.
Surveiller et contrôler les accès : contrôler la signalétique des différentes réunions et avoir une parfaite connaissance de l’organisation (horaire et lieu) des différentes réunions à Loire Forez.
Renseigner l’écran d’affichage numérique situé l’accueil et les informations sur le site intranet des réunions
Contrôler les réservations de salles, organiser la navette courrier avec les autres sites,
Appliquer les consignes relatives à la sécurité des personnes, des biens et des locaux. Renseigner et vérifier lles réservations de salles sur l’intranet.
Courrier :
– Courrier arrivée : assurer l’ouverture, l’enregistrement et la bonne gestion du courrier sous le logiciel de gestion du courrier « kolok ». Enregistrer quotidiennement sous le logiciel, préparer et distribuer dans les services et en assurer le suivi / l’accueil est le référent du logiciel.
– Courrier départ : assurer le rôle d’interface avec les services postaux et veiller au départ du courrier quotidiennement.
Secrétariat et logistique :
– Assurer des tâches administratives : secrétariat pour la direction générale des services : reprographie de dossiers, mise sous pli de documents, courriers, autres …
– Assurer l’interface de courrier entre l’agglomération, la Sous-Préfecture et la mairie de Montbrison de façon hebdomadaire
– Participer à des missions de réception : assurer la logistique, préparation des salles, contrôle de l’état des salles, assurer ou alerter pour l’entretien si nécessaire
– Gestion des stocks pour l’alimentation et les boissons
– Gestion des stocks du papier, des enveloppes, des fournitures de bureau.
Travail décalé : l’agent peut assurer une présence à l’accueil lors des conseils communautaires et conférences des maires (à tour de rôle)
PROFIL :
Les savoirs théoriques :
- Connaître parfaitement l’organisation des services de l’agglomération
- Savoir utiliser l’outil informatique et les logiciels de bureautiques (outil site intranet, logiciel de gestion de courrier kolok)
- Savoir utiliser le standard téléphonique
- Savoir gérer son stress
- Savoir accueillir au téléphone et physiquement l’usager avec bienveillance et s’adapter à l’usager
Les qualités comportementales :
- Savoir porter une image positive de Loire Forez
- Etre à l’écoute, faire preuve de diplomatie et de grandes qualités relationnelles
- Sens du service public
- Avoir un comportement bienveillant avec les usagers, les collègues, les élus…
- Adaptabilité, polyvalence, réactivité, ponctualité, disponibilité et discrétion indispensable
- Rigueur et bonne organisation
- Savoir rendre compte
Les savoir-faire techniques :
– Savoir utiliser l’outil informatique, les logiciels de bureautiques et le site intranet
– Connaissances de logiciels spécifiques tel que Kolok pour la gestion du courrier (l’accueil est l’administrateur de l’outil)
Caractéristiques du poste :
-Poste permanent, à temps plein à pourvoir au 23/08/2021
-Recrutement dans le cadre d’emploi des adjoints administratifs territoriaux
-Rémunération liée au grade + régime indemnitaire + titres de restauration + CNAS + participation employeur prévoyance et mutuelle santé.